- 人材派遣の基本
採用要件の作り方4ステップ丨職種別の具体例も紹介
採用活動を進めるうえで、「どんな人を採るべきか」を明確に言語化する採用要件は欠かせません。採用要件とは、採用時に必要なスキルや人物像、経験を具体的に定めた基準のことです。
本記事では、採用要件の基本的な考え方から整理すべき理由、作成手順、職種別の具体例、よくある質問まで幅広く解説します。
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目次
採用要件とは？
採用要件とは、採用時に自社に適した人材かを判断するために、必要なスキルや経験などを定めた基準のことです。例えば、「営業経験が3年以上」や「基本的なPCスキル」などが挙げられます。
採用を曖昧な基準で進めると、採用のミスマッチが生じやすくなり、本人のモチベーションも下がってすぐに辞めてしまったりする可能性が高まります。一方で、要件が明確であれば、自社で長く活躍してくれる人材に出会いやすくなるでしょう。
採用要件は、採用成功に向けた設計図のようなものです。生産年齢人口が低下し、人材不足が深刻化しているなか、企業に適した人材を早期に見つけるためには、採用要件の明確化が重要な鍵を握っています。
採用要件を整理すべき3つの理由
なぜ、採用要件をあらかじめ明確に整理しておく必要があるのでしょうか。
ここでは、求める人材像の明確化、採用のミスマッチの防止、採用後の活躍・定着率の向上など、採用要件を整理することで得られるメリットの観点から解説します。
求める人材像を伝わりやすくするため
採用要件を整理しておくと、自社がどんな人材を求めているのかが、仕事を探している人に伝わりやすくなります。
応募内容に「コミュニケーション力を重視します」とだけ書かれていても、仕事を探している人にとっては曖昧です。
しかし、「営業部門・開発部門など他部署と連携しながらプロジェクトを進める機会が多いため、調整力や説明力を重視します」と書かれていれば、「自分に合っているか」を判断しやすくなります。
採用のミスマッチを防ぐため
採用要件を明確に整理すると、採用後のミスマッチを防ぎやすくなります。曖昧な要件では、必要なスキルや人物像に合わない人材を採用してしまう可能性があるでしょう。
「成長意欲がある人」という抽象的な要件しかなかった場合、採用後に「受け身な傾向がある」「自主的に動けない」といったギャップに悩まされることがあります。
「自ら目標を立てて改善提案をした経験がある人」と設定すれば、選考時にその行動を確認でき、採用の精度が上がります。採用要件を整理すると、採用すべき人を見極められ、採用ミスのリスクを減らせるでしょう。
活躍や定着を見据えた採用をするため
採用要件が整理されていると、自社で活躍してくれる人材、自社に定着する人材を見極めやすくなります。
採用後に成果を出せるかどうかは、スキルや経験だけでなく「職場との相性」や「組織の価値観との一致」が大きく関係します。要件に人物特性や価値観を含めることで、そうした適合性も判断できるでしょう。
「変化を前向きに受け入れる柔軟性」や「チームでの協働を重視する姿勢」など、職場のカルチャーに合う特性を要件化しておけば、文化的フィットが高く、定着率も上がりやすくなります。
採用要件の作り方4ステップ
採用要件を作るときには、業務の棚卸しから社内での合意形成まで、順を追って整理することが大切です。これにより採用のブレを防ぎ、自社に適した人材を採用しやすくなります。
| ステップ | 内容 |
| 1. 業務の棚卸しをする | ポジションの役割や成果目標を明確にする |
| 2. 要件を洗い出す | 優先度と評価軸を整理し、判断基準を作る |
| 3. 要件を分類整理する | 必須要件と歓迎要件を明確にわける |
| 4. 合意形成する | 採用担当者と認識をそろえる |
ステップ1. 業務の棚卸しをする
採用要件を作る最初のステップは、そのポジションが担う業務内容と期待される役割を正確に把握することです。業務の実態を知らずに要件を決めてしまうと、必要なスキルや人物像が現実とズレてしまい、ミスマッチの原因になります。
例えば「営業職」の採用といっても、担当するのが既存顧客か新規開拓か、インサイドセールスかフィールドセールスかで求めるスキルや人物像は大きく変わります。
まずは業務内容や成果目標を洗い出し、「どんな成果を、どんな環境で出す役割か」を明確にすると、精度の高い採用要件作成の土台になるでしょう。
ステップ2. 要件を洗い出す
業務内容を把握したら、次は評価基準として使えるように要件を洗い出しましょう。要件を洗い出す方法には、「モデル社員をもとにする方法」と「現場からヒアリングする方法」があります。
①モデル社員をもとに活躍要素をピックアップする
すでにその職種・ポジションで成果を出している社員を参考にし、共通する要素を採用要件とする方法です。実際の成功事例から逆算すると、「何があれば活躍できるか」の実証された基準を作ることができます。
営業職であれば、活躍している営業メンバーに共通している点を分析しましょう。「初動のスピードが早い」「断られても切り替えが早い」などが見えてきたら、成果を出す行動特性として、要件に盛り込みます。
②現場からヒアリングしてリアルな期待を引き出す
配属先のマネージャーやチームメンバーにヒアリングする方法です。
ヒアリングでは、「今チームで困っていること」「今後強化したいスキル領域」「理想的な人物像」などを質問します。現場から「マルチタスクに強い人が欲しい」という声があれば、「複数の業務を同時進行した経験」に変換して要件に落とし込みましょう。
ステップ3. 必須要件（Must）と歓迎要件（Want）を分けて整理する
洗い出した要件を「何が絶対に必要か」「どこまでが歓迎か」という基準で区別しましょう。
- 必須要件（Must）： 営業経験3年以上、基本的なビジネスマナー など
- 歓迎要件（Want）： SaaS商材の経験、マネジメント経験 など
すべての要件を必須にしてしまうと、応募者の間口が狭まります。一方、条件を緩やかにすると、ミスマッチの確率が高まります。要件の区別は、応募の間口と人材の質のバランスを保つ重要なポイントとなるため慎重に行いましょう。
ステップ4. 要件案を共有し採用担当者と合意形成する
作成した採用要件は、関係者全員と共有し、認識をそろえておくことが重要です。
せっかく要件を作っても、実際に採用する担当者が勝手な基準で評価してしまえば意味がありません。一貫性ある選考のためには、合意形成が不可欠です。
採用担当者とのミーティングで、「この要件の意図は？」「この人物像はどう評価する？」とすり合わせることで、選考の判断基準を共有できます。また、要件を文書化しておけば再現性の高い採用が可能です。
採用要件を作成するときの2つの注意点
採用要件の作成においては、つまずきやすいポイントがいくつかあります。ここでは特に気をつけたい2つを、対応策とあわせて紹介します。
要件を盛り込みすぎない
採用要件は必須要件と歓迎要件に分けることが重要ですが、そもそも盛り込みすぎないことも大切です。
要件が多ければ、仮に分類したとしても応募者の間口が狭まり、結果的に誰も応募してこないという事態になりかねません。
例えば、営業職の要件として「IT業界経験あり」「マネジメント経験あり」「英語ができる」「新規開拓に強い」などを全て入れた場合、極端に少なくなってしまいます。採用要件は本当に必須か、本当に歓迎か、常に問うことが重要です。
主観的・抽象的な表現は避ける
採用要件は、人事と現場、両方の視点を取り入れて作る必要がありますが、現場の声だけでは主観的な要件になりがちです。人の能力や特性を客観的に評価するツール（アセスメントツール）などを活用して、説得力のある要件を設計しましょう。
また、行動で確認できる表現にすることも大切です。
例えば「柔軟性がある人」という要件は曖昧ですが、「複数の業務を同時進行で対応した経験がある人」など、実際の行動や経験として確認できる表現にすれば、仕事を探している人も採用担当者も判断しやすくなります。
職種別の採用要件の具体例
「採用要件はこう作る」と聞いても、いざ自社で文書化しようとすると、「結局どんなふうに書けばいいのか」と悩むでしょう。
この章では、営業職・事務職・エンジニア職の3つの代表的な職種を取り上げ、実際に活用できる具体的な記述例をご紹介します。
営業職の採用要件例
営業職では、業種や営業スタイルに応じたスキル・経験と、成果を上げる行動特性をバランスよく要件に盛り込むことが重要です。一口に営業といっても、新規開拓とルート営業、無形商材と有形商材では、求められる力が大きく異なります。
以下は、SaaSやコンサルティングサービスなどの法人向け商材の提案営業職を想定した採用要件例です。
| 必須要件 | 法人営業経験3年以上 提案型営業の実務経験 CRM（顧客関係管理）ツールの利用経験 |
| 歓迎要件 | 「SaaS（Software as a Service）プロダクトの販売経験 自社製品の改善提案に携わった経験 マネジメント経験（サブリーダー以上） |
| 人物像 | 顧客の課題を引き出すヒアリング力に優れている 受注に向けて周囲を巻き込みながら粘り強く進められる 変化に柔軟に対応し、自走できる |
営業職では、単なる営業経験ではなく、「どんな営業だったのか」「どのように成果を出していたか」を要件で具体化することが大切です。
事務職の採用要件例
事務職では、正確性や調整力に加え、社内外のコミュニケーションに関する能力も明確に要件化することがポイントです。一見定型業務中心に見える事務職でも、他部署との連携や突発対応など、実務上求められる力は多岐にわたります。
以下は、一般的な総務・庶務系の事務職を想定した採用要件例です。
| 必須要件 | 一般事務または総務業務の実務経験2年以上 Excel／Wordなどの基本操作スキル 電話・メール対応のビジネスマナー |
| 歓迎要件 | 経費精算・請求書発行の経験 社内制度の整備・運用に携わった経験 労務・採用など他部門との兼任経験 |
| 人物像 | 丁寧で正確な仕事を心がけられる 複数の関係者と調整しながら業務を進められる 環境やルールの変化にも前向きに対応できる |
事務職こそ「当たり前」のレベル感が人によって異なるため、経験だけでなく人物像も具体的に描くことが重要です。
エンジニア職の採用要件例
エンジニア職では、技術スキルだけでなく、開発スタイルやチームへの貢献姿勢を明文化することが要件設計のポイントです。エンジニアの専門性は高く、現場とすり合わせていない要件だと、応募者にとってミスマッチになる可能性があります。
以下は、Webアプリケーションエンジニアを想定した採用要件例です。
| 必須要件 | Webアプリケーションの開発経験2年以上（フロント or バックエンド） Git（分散型バージョン管理システム）の使用経験 チームでの開発経験 |
| 歓迎要件 | React（JavaScriptのUIライブラリ）やVue（進化型フレームワーク）の使用経験 要件定義・設計などの上流工程経験 アジャイルまたはスクラム開発の経験 |
| 人物像 | 技術的課題に対して前向きに学習・対応できる チームでのレビューや相談に積極的である プロダクト全体を意識して開発できる |
エンジニア職の採用要件は、現場の使用技術・開発体制を反映した実務を想像しやすい条件設定が大切です。
なお、派遣社員で採用要件を考える場合は、法的な注意点があります。詳しくは以下の記事も参考にしてください。
まとめ
採用要件は、「どんな人を採るべきか」を判断するための基準です。曖昧なまま採用を進めると、評価のブレやミスマッチを招きやすくなります。
重要なのは、業務内容や現場の期待から逆算し、評価可能な要件を明文化することです。そして、社内で共通認識を持って運用できる形に仕上げることです。
初めて採用要件を設計する人でも、今回紹介したステップと注意点を押さえれば、客観的で再現性のある採用基準を作成できるでしょう。
参考：【具体例あり】採用基準とは？設定手順やポイント、テンプレートを紹介 | ピタリク
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☑ハイスキル人材を、必要な稼働量だけ確保したい
☑1日でも早く活用したいが、採用要件は下げたくない
